Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds City Council: да се стане најдобар, со помалку

Предизвикот

Обезбедувајќи важни услуги за поддршка за 700.000 граѓани, Leeds City Council е вториот најголем градски орган во Велика Британија. Тој сака да го сметаат за најдобар во поглед на услугите што ги нуди и начинот на кој ги испорачува. Во ера на штедење и скратувања на трошењето во јавниот сектор, тоа не е лесна цел.

Освен што сака да ја зголеми продуктивноста и да ги намали трошоците и отпадните материјали, Советот треба и да ги адресира промените во начинот на кој луѓето пристапуваат до јавните услуги. Како што објаснува Helena Phillips, шеф за услуги за споделување: „Сè поголем дел од комуникацијата се врши преку дигиталните канали, така што предизвикот со кој се соочуваме е да ги надградиме услугите што ги нудиме во рамките на намалените буџети.“

"Приоритетот за нас беше да имплементираме паметно решение за печатење кое ќе му заштеди пари на Советот и ќе ни заштеди време на сите нас."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Кога станува збор за идентификување на областите кои не се ефикасни, услугата за печатење на Советот беше очигледен кандидат. Печатењето е една од клучните IT функции за 12.500-те вработени, но било многу тешко да се управува и да се одржува огромниот број вмрежени и самостојни уреди. Менаџерот за управувани услуги за печатење Kirsty McCarthy се сеќава дека, „Мојот тим ги трошеше деновите справувајќи се со грешки и обидувајќи се да ги минимизира прекините. Приоритетот за нас беше да имплементираме паметно решение кое ќе му заштеди пари на Советот и ќе ни заштеди време на сите нас.“

Решението на Canon

Соработувајќи со Советот, Canon разви решение за печатење за целата организација наречено PrintSmart. Тоа се состои од 850 напредни повеќефункционални уреди (MFD) во боја и црно-бели, како и интегрирано решение за сервер за факс во рамките на еден систем за управување.

"Canon веднаш ја зазеде улогата на стратешки партнер, наместо на испорачувач."

За да му помогне на Советот да ја воведе технологијата PrintSmart за само шест месеци, Canon воведе онлајн и видео настава, како и програма за обука за создавање „супер корисници“ кои би можеле да им покажат на колегите од Советот како да го користат подобрениот систем. Според менаџерот за услуги и инфраструктура Andrew Byrom, „Canon ја зазеде улогата на стратешки партнер, наместо на испорачувач. Членовите на тимот беа целосно посветени и максимално се трудеа секој ден – особено за време на предизвикувачката фаза на транзиција. Технологијата беше толку добра и едноставна за користење што луѓето ја прифатија без никаков проблем.“

Придобивки

PrintSmart веднаш доведе до финансиски придобивки и му заштеди на Советот приближно 30% од вредноста на претходниот договор само во првата година, а до денес сумата изнесува повеќе од 400 илјади британски фунти. Со замената на огромниот број печатачи со помал број на поекономични повеќефункционални уреди, бројот на уреди за печатење беше рационализиран за 39%, доведувајќи до намалување од 25% од обемот на печатење само во првата година. Заштитата на животната околина беше еднакво импресивна. Со проценета заштеда на 1.007.318 стакленички гасови (kg) и 18.139 дрва во првите 12 месеци, Leeds е на добар пат да стане град со помали емисии на јаглерод.

"Подобрувањето беше драстично. Малите промени како прегледноста на редовите за печатење и индивидуалниот пристап со помош на PIN спречуваат губење на документите и овозможуваат да се заштеди време."

Исто така имаше и огромно зголемување на продуктивноста – како што објаснува Jo Miklo, шеф на одделот за деловна администрација: „Подобрувањето беше драстично. Малите промени како прегледноста на редовите за печатење и индивидуалниот пристап со помош на PIN спречуваат губење на документите и овозможуваат да се заштеди време при нивното преземање. Можностите за едноставно скенирање податоци ни овозможуваат побрзо да одговориме на барањата на граѓаните.“ Прекините во работата речиси и да не постојат, а за Andrew Byrom, најсигурниот показател за успехот е тоа што не добил поплака со месеци.

Исто така имаше и големи подобрувања на безбедноста на податоците. На пример, напредното решение за факс кое се користи за размена на информации помеѓу болниците и училиштата гарантира безбедно ракување со чувствителните информации. Новите мерки како што се индивидуалниот пристап со помош на PIN и автоматското бришење на задачите за печатење за 24 часа исто така доведоа до значителни подобрувања во оваа област.

Дигитален совет

Со помош од Canon, Andrew Byrom се стреми да го намали обемот на печатење на советот за дополнителни пет проценти секоја година. Со помош на извештаите со детални податоци, неговиот тим ќе се насочи кон одделите во кои се забележуваат поголеми трошоци за печатење и ќе го обучи персоналот како да се намали обемот на печатење. Целта е да се обезбеди новата инфраструктура за печатење да генерира долгорочен поврат на инвестицијата, така што Советот ќе може да се насочи кон другите области на кои им е потребно подобрување и зголемување на заштедите.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Со реорганизирањето на начинот на кој работиме, Canon ни помогна подобро да им служиме на граѓаните на Leeds."

Успехот на PrintSmart во Советот е внатрешно признаен како пример за имплементација на големите корпоративни проекти. За Helena Phillips „PrintSmart го претвори печатењето од мачен процес во клучна алатка за работа во дигиталната ера. Со реорганизирањето на начинот на кој работиме, Canon ни помогна подобро да им служиме на граѓаните на Leeds.“

Дознајте повеќе

Контактирајте нè

Дознајте како можеме да ви помогнеме да го поедноставите вашето деловно работење

Дознајте повеќе