Од хартија до напредок: како попаметното управување со информации во човечки ресурси води до стратешки резултати

И покрај овие движења нанапред, зошто начините за работа на одделите за човечки ресурси не се во тек? Накратко, зошто толку многу вработени во човечки ресурси сѐ уште фотокопираат договори и рачно внесуваат податоци во табели како да е 2005 година?

И покрај тоа што широко распространетите промени во политиките за вработување и начините на работа во многу бизниси ги ставаат одделите за човечки ресурси во преден план и го забрзуваат нивниот развој од тактичка функција во стратешки приоритет, многу оддели за човечки ресурси се забавени од рачни процеси, бавни работни процеси и фрагментирани системи.

Покрај напредокот во технологијата во работното место, 48% од професионалците во одделите за човечки ресурси ги оценуваат нивните процеси за управување со информации како просечни или лоши¹. Многумина сѐ уште се потпираат на хартиени процеси, синџири со е-пораки и табели за следење на евиденција за вработени, усогласеност и ревизија на перформанси. Ова губи време, го зголемува ризикот и ја ограничува способноста на одделот за човечки ресурси да испорача стратешка вредност.

За тимовите за човечки ресурси да можат да додадат најмногу вредност во модерните бизниси, треба да има отстранување од трошење време на реактивно извршување задачи и префрлување кон очекување на деловни потреби. За да настане тоа, на тимовите за човечки ресурси им се потребни алатки за извршување на административните задачи поефикасно, а помалиот степен на контрола ги ослободува за поттикнување промени во организациите.

Кога процесите за човечки ресурси не функционираат, целата организација го чувствува влијанието.

Лошо искуство при воведувањето може да остави траен впечаток. Влијанието може да биде сериозно, при што еден во четири вработени се чувствуваат изневерено во првите три месеци². Лошите системи може да доведат и до можни ризици по усогласеноста, при што 31% од организациите признаваат дека нивната безбедност за човечки ресурси е несоодветна³. Овие неефикасности го зголемуваат времето за извршување на задачи, создаваат ризици во управувањето и ги спречуваат одделите за човечки ресурси од фокусирање на стратешки приоритети.

Тимовите за човечки ресурси трошат просечно трошат пет или повеќе часови неделно на административни задачи⁴ – број што се зголемува многу за поголеми организации. Кога нема ефективни дигитални системи, професионалците за човечки ресурси трошат повеќе време барајќи одобрувања, рачно следејќи усогласеност и правејќи извештаи, наместо да се фокусираат на стратегија за талент.

Одделите за човечки ресурси се справуваат со чувствителни податоци за вработените, но, многу од нив сѐ уште користат неповрзани табели, хартиена евиденција или застарени системи. Казните од GDPR надминаа 2,1 милијарди евра низ Европската Унија во 2023 година⁵. Без безбедно и автоматизирано следење на усогласеност во човечки ресурси, организациите се соочуваат со зголемен правен ризик.

Тимовите за човечки ресурси држат вредни податоци за работната сила, но често немаат алатки да ги анализираат и да дејствуваат. Како што водачите на одделите за човечки ресурси се трудат да усвојат постратешка положба во однос на извршните тимови за лидерство, проценувањето на увидите во реално време во трендовите за вработени, јазовите во вештините и ризиците по задржувањето ќе биде најважно за префрлување на процесот на донесување одлуки кон проактивен наместо реактивен⁶.

Водечките организации се движат кон автоматизирани процеси предводени од дигитализација кои ги ставаат човечките ресурси на прво место и го кратат времето за административни задачи, ја подобруваат безбедноста и водат до увиди базирани врз податоци. На тој начин, тие добиваат придобивки кои далеку го надминуваат традиционалното управување со луѓе во одделите за човечки ресурси.

Тимовите за човечки ресурси кои користат автоматизација драматично ги намалуваат обврските на администраторите. На пример, Canon Italy воведе дигитален систем за управување со случаи во човечки ресурси, кратејќи го времето за вршење административни задачи 15%, а притоа подобрувајќи го следењето на усогласеноста⁷. Функција како што се порталите за самоуслужување за човечки ресурси им овозможува на вработените да пристапат до политики, да бараат слободни денови и да ажурираат евиденција без рачна интервенција од одделот за човечки ресурси, намалувајќи ги прашањата до 50%⁸.

Автоматизираното следење документи и усогласеност, како и безбедниот пристап до информации на човечки ресурси врз база на улога значително ги намалуваат ризиците по усогласеност и безбедност. Направен е добар напредок во ова поле, при што 53% од ИТ-водачите веќе воведуваат автоматизирани безбедносни мерки за евиденцијата од човечки ресурси за да спречат неовластен пристап⁹.

Тимовите за човечки ресурси користат различни методи за да следат критични податоци за работната сила, како времето за извршување задачи и трендови за интеракции. Многу од овие методи вклучуваат рачно ревидирање на податоците од страна на вработените во одделите за човечки ресурси, кои ги собираат од различни извори и прават извештаи за статус. Контролните табли во реално време обезбедуваат моментален пристап до овие податоци, а притоа нудат предвидлива аналитика за да им помогнат на водачите во човечки ресурси да ги предвидат потребите за вработување, да идентификуваат ризици за напуштање на работното место и да планираат за идни јазови во вештините¹⁰.

Човечките ресурси се првенствено за луѓе, не за процеси. Дигиталниот пристап ја подобрува интеграцијата, следењето на перформансите и достапноста на услугите за човечки ресурси, со што на вработените им се нуди беспрекорното дигитално доживување кое го очекуваат. Истражување на Canon покажува дека компаниите кои ги модернизираат системите за човечки ресурси гледаат 25% подобрување во задоволството на вработените¹¹.

За многу тимови во човечки ресурси, дигитализацијата на управувањето со информации може да делува тешко. Добрата вест е дека трансформацијата не мора да биде болна или да настане преку ноќ. Структуриран пристап во фази гарантира брзи резултати, а притоа се поставуваат темелите за долготрајна дигитализација.

1. Проценка на тековните неефикасности – идентификувајте ги застоите во работните процеси на одделот за човечки ресурси и следењето на усогласеноста.
2. Изберете интегриран систем за информации за човечки ресурси (HRIS) – проверете дали вклучува функции поврзани со автоматизација, аналитика и безбедна контрола на пристап.
3. Дигитализирање и централизирање на евиденција на вработени – префрлете се од хартиена до дигитална меморија за побрз пристап и подобра безбедност.
4. Автоматизирајте клучни работни процеси на одделот за човечки ресурси – започнете со области како воведување, следење на усогласеност и управување со перформанси за да видите брзи резултати.
5. Зајакнете ја усогласеноста и безбедноста – имплементирајте автоматизирани политики за задржување на документи, евиденција на ревизија и пристап врз основа на улога.
6. Поддржете усвојување со обука и промена на менаџментот – уверете се дека тимовите за човечки ресурси и вработените ги користат новите системи самоуверено.

Водачите на одделите за човечки ресурси имаат уникатна можност повторно да ја дефинираат нивната улога во бизнисот. Тие не се веќе само администратори, туку стануваат стратешки овозможувачи, лица кои ја планираат работната сила и носители на клучни одлуки. За да го направат тоа, потребни им се модерни, дигитални алатки кои им овозможуваат да се фокусираат на луѓе, наместо на документи.

Префрлувањето до интелигентно управување со информации не е само чекор кон ефикасност - туку фундаментална промена во начинот на работа на човечките ресурси. Тие кои вршат модернизација ќе го подобрат доживувањето за вработените, ќе ја зајакнат усогласеноста и ќе добијат неопходни увиди за поттикнување на деловниот успех.

Прашањето веќе не е дали одделот за човечки ресурси треба да се дигитализира, туку колку брзо може да се движи вашата организација.