Трите тивки застои во вашите операции (и како да ги поправите)

Водачите за операции вложија значителни суми во платформи за планирање на ресурси за претпријатија (ERP), автоматизација на работните процеси и алатки врз основа на Cloud, но многумина сѐ уште забележуваат неефикасности, ризици по усогласеноста и фрагментирани процеси кои им го забавува бизнисот.

Во денешно време, дигитализацијата на работните процеси веќе не е предизвикот со кој се соочуваат тимовите за операции, туку е интеграцијата во поширокото деловно работење за да се подобри ефикасноста, да се зајакне усогласеноста и да се зголеми деловната агилност.

Јасно е дека технологијата, сама по себе, не гарантира ефикасност. Многу работни процеси остануваат барем делумно рачни, со податоци заробени во силоси, доцнење на одобрувања и потреба од човечки надзор за следење на усогласеност. Не е изненадувачки тоа што 69% од водачите за операции и синџири на набавки велат дека нивните технолошки инвестиции не ги вродиле очекуваните резултати¹, според истражување од PWC.

Со фокусирање на овие три често занемарени предизвици кои ги носат рачните процеси - неповрзани системи и недостиг на прегледност над усогласеноста - водачите во операциите може да ги отстранат застоите во информациите и да го реализираат целосниот потенцијал на нивните дигитални инвестиции.

Иако повеќето процеси базирани врз хартија веќе ги нема, неефикасностите сѐ уште постојат во полуавтоматизираните работни процеси, неповрзаните системи и слепите точки во усогласеноста. Решавањето на овие предизвици не изискува повеќе технологија само по себе, туку попаметен и подобро поврзан пристап кон управувањето со информации.

Иако живееме во модерни и дигитални опкружувања, многу луѓе сѐ уште работат на критични деловни работни процеси на застарени начини. Процесите како што се одобрување на фактури, пријавување на усогласеност и управување со поштенска централа често вклучуваат непотребно рачно внесување на податоци, ланци на е-пораки и неповрзани табели.

Обработката на исплаќањето (AP) е добар пример. Многу тимови за AP се потпираат врз одобрување на фактури врз основа на е-пошта и рачно внесување податоци, што потоа води до многу одложувања и скапи грешки. Од друга страна, соодветно автоматизирано снимање на фактури, проверка и одобрување го забрзуваат протокот на пари, ја зголемуваат прецизноста и ослободуваат време за постратешка работа за финансиските тимови.

Неповрзаните или изолирани системи значително ги забавуваат операциите. Кога системите немаат беспрекорна интеграција, вработените мора рачно да пренесуваат податоци меѓу ERP, управување со односи со потрошувачи (CRM), финансии и платформи за управување со документи. Тоа води до грешки, застои и уште повеќе изгубено време.

Процесот за управување со договори е класичен случај. Многу бизниси сѐ уште се потпираат врз е-пошта и табели за управување со договорите, со што следењето на одобрувања, контролата на верзиите и спроведувањето на усогласеност станува тешко. Автоматизирањето на овие работни процеси за договори - од нацртот до одобрувањето преку извршувањето - нуди видливост на целиот процес, побрзо извршување на задачите и тековно следење на усогласеноста.

Регулаторните барања се зголемуваат, но многу организации немаат прегледност над потенцијалните ризици во безбедноста на документите, управувањето со информациите и севкупната регулаторна усогласеност. На пример, 53% од бизнисите немаат дозволи за пристап до автоматизирани документи² – со што значително се зголемува нивното изложување на регулаторни парични казни и негативен публицитет.

Дигитална поштенска централа е едноставно решение за справување со овие предизвици, со што се поедноставува усогласеноста со автоматско снимање и пренасочување на дојдовните документи. Без оглед на тоа дали ќе пристигнат преку е-пошта, скенирана хартија или дигитално. Дигиталната поштенска централа гарантира дека сите деловни документи ќе стигнат до соодветните поединци или тимови моментално, без ризик од протекување на чувствителни информации.

Подобрувањето на управувањето со информации ѝ нуди многу придобивки на вашата организација, подобрувајќи ја отпорноста, агилноста и економичноста во целата организација. Меѓутоа, како што објаснивме во претходниот дел, дури и бизнисите кои се префрлиле кон дигитални процеси и работни процеси се мачат со недовршена автоматизација, силоси на податоци и безбедносни јазови кои го забавуваат донесувањето одлуки. Како можат тимовите за операции да го отклучат потенцијалот на нивните дигитални инвестиции?

Намалувањето на рачната интервенција во клучните работни процеси може значително да ја зголеми ефикасноста на критичните деловни работни процеси. Според истражување на Canon³, ефикасната автоматизација може да го намали времето за обработка до 50% - време кое тимовите може да го искористат за стратешки подобрувања, наместо повторливи задачи.

Поврзување на работни процеси за информации преку деловни системи како ERP, CRM и управување со документи елиминира можни застои и овозможува побрзи одлуки врз основа на податоци. Компаниите кои имплементираат сеопфатна автоматизација имаат 75% повеќе веројатност да добијат конкурентна предност над слични компании без автоматизација⁴.

Усогласеноста е друга област во која попаметното управување со информации игра клучна улога. Само 51% од ИТ-тимовите пријавуваат дека политиките за задржување на документи се целосно автоматизирани⁵, што, секако, не само што го зголемува ризикот од прекршување на правилата за усогласеност, туку и создава многу работа за рачно обработување за тимовите. Со воведување на управување со информации низ целиот бизнис, една компанија веднаш ја зајакнува безбедноста на документите, ја поедноставува усогласеноста и ја намалува изложеноста на правни ризици.

Каков е резултатот? Истражувањата покажуваат дека бизнисите кои ги оптимизираат работните процеси за информации може да ги намалат работните трошоци⁶ до 30%. Со оптимизирање на времето за обработката на документи, елиминирање на рачните предавања и автоматизирање на проверките за усогласеност, секој бизнис може да заштеди на трошоци и да ја подобри продуктивноста.

Иако дигиталната оптимизација може да делува како тешка задача, реалноста е составена од неколку директни чекори:

1. Проценка на тековните работни процеси за идентификација на застоите и рачните интервенции кои ги забавуваат операциите.
2. Срушете ги силосите со интегрирање на информации во системи за ERP, CCRM и системи за усогласеност.
3. Автоматизирајте ги процесите со голем впечаток како одобрување фактури, управување со договори и моментално пренасочување на документи преку дигитална поштенска централа.
4. Зголемете ја безбедноста и усогласеноста со имплементација на автоматизирани политики за задржување, контрола на пристап и иницијативи за раководство низ целата компанија.
5. Бидете партнери со експерти кои разбираат како да интегрираат решенија за управување со информации на ефикасен начин.

Следната фаза од дигиталната трансформација не е поврзана со усвојување уште технологија. Наместо тоа, потребно е да направиме технологијата да работи попаметно. Компаниите кои можат да го премостат јазолот во ефикасноста - интелигентно да автоматизираат, да ги интегрираат системите и да гарантираат дека податоците течат беспрекорно во целиот бизнис - ќе добијат критична предност во брзина, заштеда на трошоци и работна издржливост.

Клучот е да се идентификуваат можности за автоматизирање на клучни работни процеси, да се поврзат различни ИТ-системи во целиот бизнис и да се намали потпирањето врз рачна усогласеност. Само тогаш бизнисите може да ги поврзат точките и максимално да ја искористат нивната дигитална трансформација.

Ефикасното управување со информации не е само голема амбиција, туку е стратешки ресурс на кој секоја организација треба да обрне внимание. Поттикнува мерливо деловно влијание. Со вистинските решенија, како дигитални поштенски централи, управување со договори и автоматизација на AP, организациите конечно може да се тргнат од фрагментирани работни процеси за да го изградат оперативниот модел на иднината.