Давење во податоци: зошто тимовите за финансии треба подобро да размислат за управување со информации

Кога дигиталната трансформација го менува обликот на многу деловни области, финансиските операции - особено AP - често доцнат. Рачното внесување податоци, фрагментирани процеси за одобрување и лоша интеграција на системот сѐ уште се значителни застои. Финансиските водачи ги препознаваат придобивките од автоматизацијата, но имплементацијата е недоследна, а многу тимови само делумно ги автоматизираат работните процеси.

Најновиот извештај за трендови во исплаќање фактури¹ откри дека иако повеќето бизниси ја препознаваат потребата за автоматизација, 74% сѐ уште работат со само делумно автоматизирани процеси за AP. Тоа треба да се смени. За финансиските тимови, може да е деморализирачки да се троши многу време од работната недела на административни задачи. Финансиските водачи треба да покажат дека одделот не е само центар за трошоци, туку е клучен за паметно планирање, стратегии и донесување одлуки на база на податоци при највисокото ниво на деловно работење.

Повеќе од една петтина од тимовите за AP доцнат со месеци со обработка на фактури² , што е важно бидејќи, во денешното турбулентно деловно опкружување, знаејќи колку пари должи бизнисот - и што треба да се плати - ја потенцира финансиската флексибилност. Во несигурни времиња, бизнисите со ниска прегледност на готовината можеби нема да можат да реагираат на промените на пазарот - и може да им е тешко да пристапат до кредит со поволни услови³ .

Финансиските водачи ќе ги видат идните стратешки придобивки од дигитализирање на финансискиот оддел, како подобра усогласеност и намалени трошоци, а во исто време им помагаат на квалификуваните финансиски професионалци да работат на долготрајно планирање со поголема вредност наместо рачно внесување податоци.

За бизниси кои сѐ уште управуваат со финансиските процеси рачно, неефикасности се појавуваат во секоја фаза. Фактурите доаѓаат во повеќе формати - некои дигитални, некои хартиени - за кои е потребно рачно внесување на податоци пред обработувањето. Работните процеси за одобрување се бавни и фрагментирани, што води до доцнења, испуштени плаќања и отежнати односи со добавувачи. Овие предизвици се често само делче од проблемот.

Според извештајот за трендови во AP, 60% од фактурите се рачно назначени во системи за ERP или сметководство, а 52% од професионалците трошат повеќе од десет часа неделно на обработка на фактури. Овие неефикасности трошат време и создаваат значителен стрес за финансиските тимови, а 64% од учесниците наведуваат дека најголем предизвик им се лошите процеси.

И усогласеноста станува посложена. Регулаторните казни во области поврзани со Познавај го својот клиент (KYC) и Управување со животниот циклус на клиентот (CLM) пораснаа 53% во изминатите години, според некои истражувања⁴. Без структурирани информации и процеси за финансиско управување за да се обрне внимание на променливите прописи, бизнисите се изложуваат на непотребни финансиски ризици и ризици по угледот.

Меѓутоа, организациите кои усвоија модерна технологија во финансиските оддели уживаат во големи успеси. Истражување од Ardent Partners⁵ покажа дека автоматизацијата на AP што е најдобра во класата заштедува 79,5% од трошоците за обработка на фактури и бара една третина помалку вработени за управување со работни процеси за AP од просечно.

Финансиските водачи знаат каде лежат слабостите. Но, надминување на истите бара повеќе од обично подобрување на системот и процесите во чекори. Бара фундаментално менување во начинот на управување, пристап и обработување на финансиските информации. Во кратки црти, бара попаметно управување со информации.

Организациите кои го модернизираат нивниот пристап кон управување со информации можат да уживаат во трансформативни придобивки. Како изгледа ова во пракса?

Бизнисите треба да ги дигитализираат финансиските работни процеси, да автоматизираат одобрувања на фактури и да ги централизираат финансиските документи. Со тоа, ќе добијат поголема контрола, ќе ги намалат трошоците и ќе ги ослободат финансиските тимови од секојдневни процеси за да можат да се фокусираат на задачи со поголема вредност.

Брзината на обработка на фактури е една од најголемите предности. Истражувањето од Ardent покажа дека бизнисите кои го користат процесот за автоматизација на AP обработуваат фактури 81% побрзо, кратејќи го просечниот циклус на фактура од над 10 до само 3 дена за финансиските оддели со високи перформанси.

Освен оперативна ефикасност, структурираното управување со информации ја зголемува финансиската прецизност и прегледност. Студијата за трендови во автоматизација на AP откри дека организациите со целосно дигитализирани работни процеси за AP ги намалуваат грешките во обработувањето за 73% и имаат 40% подобрување во прецизноста на финансиските извештаи. Ова ниво на прецизна транспарентност им овозможува на финансиските водачи да носат одлуки врз основа на податоци, да ги оптимизираат обртните средства и да ја зајакнат финансиската контрола.

За многу финансиски тимови, транзицијата кон целосно дигитализирани и автоматизирани финансиски работни процеси може да делува како тежок предизвик. Оддалечувањето од рачните процеси и старите системи бара повеќе од обично избирање на вистинската технологија - бара структуриран пристап во повеќе фази кој се совпаѓа со деловните цели, го ублажува ризикот и гарантира беспрекорно усвојување.

Транзицијата кон дигитално зрело финансиско функционирање нема да се случи за еден ден. Сепак, со следење на мапа во чекори, финансиските тимови можат да ги намалат пречките, да го забрзаат ROI и да создадат темели за долготраен успех.

• Чекор 1: идентификување на неефикасности во финансии и AP
Пред имплементирање на технологијата, бизнисите треба да ги ревидираат тековните работни процеси и активности, да направат список од неефикасности како бавни одобрувања, рачно внесување на податоци и лоша прегледност на финансиските работи.

• Чекор 2: изберете ги соодветните решенија и даватели
Организациите треба да ги приоретизираат решенијата и давателите кои се најсоодветни за нивните внатрешни предизвици. Решенијата за обработка на фактури, автоматизација на управување со договори и дигитална поштенска централа се вообичаени почетни точки. Давателите на решенија со искуство во овие области автоматизираат клучни финансиски процеси, но, освен тоа, можат да понудат и интеграција со ERP и финансиски системи за да обезбедат пристап во реално време до финансиски податоци во бизнисот.

• Чекор 3: имплементација во фази
Најуспешните дигитални трансформации започнуваат со напаѓање на области со големо влијание. Многу бизниси прво започнуваат со автоматизирање на снимањето фактури и работните процеси за одобрување, а потоа се префрлуваат на други области. Овој пристап во фази гарантира рамномерна транзиција и брзо враќање на инвестициите.

• Чекор 4: обучувајте тимови и поттикнете промени во управувањето
Реалноста е дека автоматизацијата на финансиите е онолку ефикасна колку тимовите кои ја користат. Здружението за интелигентно управување со информации (AIIM)⁶ пријавува дека бизнисите кои вложуваат во структурирана обука и промена во управувањето добиваат 25% повисока стапка на успех во усвојувањето на системите. Следствено, гарантирање дека финансиските тимови целосно разбираат и ги прифаќаат дигиталните работни процеси е клучно за долготраен успех.

• Чекор 5: следење, оптимизација и размер
Со споредување на контролни табли за аналитика во реално време, финансиските тимови можат да ги следат подобрувањата во времињата за циклуси на фактури, намалување на грешки и нивоа на усогласеност. Овие податоци за перформанси понатаму ги усовршуваат работните процеси, гарантирајќи континуирани подобрувања на процесите со тек на време.

За финансиските тимови, префрлувањето кон попаметно управување со информации не е само за ефикасност - се работи за издржливост, контрола и способноста за адаптирање на сѐ посложен финансиски пејзаж. Како што бизнисите продолжуваат да растат, рачните работни процеси, распрсканите финансиски извештаи и ризиците по усогласеноста се неодржливи.

Време е одделите за финансии да се искачат до врвот. Кога и да се носи важна деловна одлука, финансиските водачи кои размислуваат за иднината ќе бидат таму за да понудат увиди врз основа на податоци и стратешко советување, со што ќе демонстрираат дека нивната вредност е поголема од најобични сметководствени услуги.