СОВЕТИ ЗА ПЕЧАТЕЊЕ

8 начини за безбедно печатење со печатачи од Canon

Без оглед на тоа дали работите далечински или во канцеларија, вака можете да ги искористите функциите на печатачите PIXMA и MAXIFY од Canon за да печатите безбедно и да заштитите чувствителни или доверливи информации.
Печатач MAXIFY од Canon стои на маса во канцеларија додека група луѓе разговара во заднина.

Решенијата за безбедно печатење се неопходна потреба во модерно работно опкружување. Желбата за хибридно работење и позначајните мобилни решенија сѐ уште изискуваат безбедност на мрежите и нивните поврзани уреди - вклучувајќи и печатачи.

Без оглед на тоа дали се користи за печатење фактури, за копирање договори или скенирање чувствителни документи, сѐ-во-едно печатач е во срцето на канцеларијата. Достапност за повеќе корисници на повеќе локации носи погодност за бизнис, а притоа ги зголемува ризиците за кибер-безбедност.

Како можете да направите хартиени копии кога ви требаат, а притоа да ги заштитите доверливите информации и да одржите општа безбедност на податоците?

Како што објаснува специјалистот за маркетинг на производи Zubair Rahim од Canon, најновите печатачи MAXIFY и PIXMA од Canon се одликуваат со многу функции за безбедно печатење. „Ако користите еден од печатачите во палетата MAXIFY GX, како што се моделите за домашна канцеларија GX4040 и GX3040 или моделите за мали канцеларии GX5040, GX6040 и GX7040, тогаш ќе уживате во големи количини на печатење и голема безбедност на печатење“ - вели тој.

Усогласеноста со GDPR и други регулации за заштита на податоци во светот значи дека бизнисите мораат да ја гарантираат безбедноста и приватноста на личните информации. Печатачите се потенцијална слабост поради можноста за неовластен пристап до доверливи податоци. Иако ова повеќе зависи од процесите, отколку од хардверот што го користи еден бизнис, во најновите печатачи од Canon се вградени неколку функции што ја зголемуваат безбедноста на печатењето и го намалуваат ризикот за прекршување на барањата за заштита на податоци.

Овде ги истакнуваме клучните чекори што можете да ги преземете за да гарантирате безбедно печатење и да ги заштитите чувствителните документи.

1. Безбедно печатење и скенирање во Cloud преку Cloud Link

Корисник скенира документ со печатач MAXIFY од Canon, еден прст е поставен покрај контролниот панел на печатачот.

Складирањето, пристапувањето до и управувањето со документи преку Cloud е побезбедно и полесно за работниците кои работат далечински. Со PIXMA/MAXIFY Cloud Link од Canon, документите може да се отпечатат и скенираат кон услуги како што е Google Drive™ и Microsoft OneDrive®, директно од печатачот.

Има многу ризици поврзани со чување чувствителни податоци на компјутер или лаптоп. Уредот може да биде украден или хакиран, а хардверот за складирање податоци може да потфрли или да се оштети. Складирањето податоци и документи во Cloud обезбедува дополнителен слој на заштита и овозможува безбедно печатење и скенирање кон популарните Cloud услуги преку PIXMA/MAXIFY Cloud Link од Canon.

„Можете да пристапите до Cloud Link преку екранот на печатачот, ако го има, или преку користење на апликацијата Canon PRINT на паметен телефон“ - вели Zubair. „Организациите може да ги одржуваат документите централни во споделена сметка во Google Drive™, Dropbox™, услугата Evernote® и Microsoft OneDrive®, поради што нема потреба да се складираат повеќе копии локално“.

Google Classroom™ е сега дел од Cloud Link, што им овозможува на учителите и учениците да печатат споделени документи и да скенираат директно кон папка на Google Drive од печатачот.

2. Поставете лозинка на администратор

Печатач MAXIFY од Canon стои покрај расфрлани хартии на маса.

Мерките за безбедност на печатење врз основа на хардвер што се достапни на одредени печатачи PIXMA и MAXIFY од Canon ја вклучуваат можноста да се постави лозинка на администратор и да им се овозможи само на овластени лица да имаат пристап до екранот и функциите на печатачот.

Едноставна и практична опција е можноста да се постави лозинка на администратор за да се ограничи неовластен пристап до печатачот на печатачите MAXIFY и PIXMA од Canon со мрежно поврзување. Администраторот може да конфигурира најмногу 20 овластени корисници на печатачот, од кои секој може да добие посебна лозинка. Без лозинката, екранот останува заклучен. Ова гарантира дека печатачот не може да се користи и дека поставките не може да се менуваат од секого што пристапува до печатачот. „Ова е многу корисна безбедносна функција за печатачи што се наоѓаат на јавно место“ - вели Zubair. „Значи дека можете да ги поставите поставките за Wi-Fi и LAN и да ги заклучите со лозинката на администраторот.

„Исто така, можете да контролирате што прават корисниците кои имаат дозвола. Можете да го ограничите копирањето на само црно-бело, на пример, или да ограничите функции за скенирање како што е скенирање кон USB-мемориски уреди (ако е применливо) или пристап до Cloud преку екранот на печатачот“.

3. Максимално искористете го Remote UI

Рака држи паметен телефон со отворена апликација Canon PRINT, а печатач MAXIFY од Canon стои на маса.

„Апликацијата Canon PRINT е алатка што води до печатачот, без оглед на тоа дали работите далечински или во канцеларија, што ви овозможува да печатите, скенирате, копирате, да ја проверите евиденцијата и да ги смените поставките за безбедност и за печатачот“ - вели Zubair. Апликацијата е достапна за Android и iOS.

Можно е да се управува со уредот и корисниците далечински преку Remote UI од Canon, како и овозможување функции за безбедно печатење на самиот печатач.

Можете да пристапите до Remote UI директно преку веб-пребарувач или апликацијата Canon PRINT. Ви овозможува да конфигурирате поставки на печатачот, да вршите задачи за одржување и, најважно од сѐ, да ограничите пристап и да конфигурирате протоколи за проверка на идентитетот за безбедноста на печатачот.

„Сите овие протоколи може да се управуваат преку Remote UI“ - додава Zubair. „Поставките за AirPrint и Bonjour, како и начините преку кои луѓето може да пристапат до печатачот, може да се менуваат. Ова може да биде корисно ако сте на фиксна локација, без разлика дали е тоа канцеларија или во домот и сакате само корисници на таа локација да го користат тој печатач - можете да ограничите IP-адреси и да им овозможите само на IP-адресите кои ги знаете и на кои им верувате да се поврзат со уредот“.

4. Следете ја евиденцијата за задачи

Отпечатен материјал излегува од печатач MAXIFY од Canon што стои на биро во канцеларија, а околу него има купчиња хартија. Пет луѓе седат на бироа во заднина.

MAXIFY GX4040 од Canon е опремен со LCD-екран на допир од 2,7 инчи што може да се користи за поставување лозинка на администратор, управување со корисници и да прикаже историја на задачи.

Ако вие сте администраторот или главен корисник на печатач и се сомневате дека некој го злоупотребува уредот или пристапува до него кога не смее, можете да го откриете тоа преку евиденцијата за задачи на печатачот.

„Се работи за едноставна историја на задачи за печатење што ви овозможува да следите невообичаено однесување при печатење“ - објаснува Zubair. „Затоа, ако има невообичаена количина на задачи за печатење или ако се извршуваат во времиња кога знаете дека никој не треба да го користи печатачот, тогаш (претпоставувајќи дека имате поставена лозинка на администратор), можете да пристапите до евиденцијата за задачи на екранот на печатач кој има екран“.

5. Зголемете ја безбедноста со автоматски ажурирања на фирмвер

Печатач MAXIFY од Canon стои на биро покрај ламба, лаптоп, екран, растение и канцелариски материјал.

Ажурирањата на фирмверот за печатачот може да содржат безбедносни пакети, па затоа вреди да се провери дали верзијата на фирмверот на печатачот е ажурирана. Можете рачно да инсталирате ажурирање, иако некои модели, како што е MAXIFY GX3040 од Canon, можат ова да го извршат автоматски.

Ажурирањето на фирмверот на паметен телефон, таблет-уред или компјутер е рутински дел од модерниот живот, а различни ажурирања се понекогаш достапни и за печатачи.

Претходно, би морале да ги следите упатствата на екранот за да го инсталирате најновиот фирмвер или да ја проверите верзијата на фирмверот на самиот уред. Исто така, можевте рачно да го ажурирате со помош на Remote UI или со проверување на веб-страницата за поддршка на Canon за да видите дали е издадена нова верзија.

„Сега, некои од најновите печатачи, како што се MAXIFY GX3040 од Canon и MAXIFY GX4040 од Canon имаат автоматски ажурирања на фирмверот“ - посочува Zubair. „Овие модели гарантираат дека најновите ажурирања се инсталирани“.

6. Активирајте оригинален потсетник за отстранување

Штитење чувствителни информации е важно да се земе предвид кога ги користите функциите за скенирање или копирање на сѐ-во-едно печатач. Многу е лесно ненамерно да оставите документ на стаклото, на пример, каде што неовластено лице може да го најде.

За да се осврнат на овој проблем, многу од новите повеќефункционални печатачи од Canon сега нудат опција да се постави потсетник што ќе ве потсети да го отстраните оригиналниот документ.

„Откако ќе ја овозможите оваа функција“ - објаснува Zubair - „печатачот ќе прикаже упатство на екранот и ќе репродуцира звучен потсетник приближно една минута откако ќе скенирате или копирате документ и сте го оставиле на плочата“.

7. Додајте воден печат со печатење на печати/заднини

Ако печатите доверливи документи, тогаш функцијата за печатење печати/заднини во моделите во палетата печатачи PIXMA и MAXIFY од Canon овозможува дополнителна безбедност.

„Тоа е речиси како ставање воден печат на документот“ - вели Zubair. „Функцијата за печат ви овозможува да печатите многу мал текст или bitmap-печат зад податоците на документот. Можете да изберете датум, име или корисничко име, на пример, што ви овозможува да ја потенцирате чувствителната природа на документот и да следите копии што исчезнуваат“.

8. Безбедно печатење со шифрирање TLS 1.3

Човек става лист хартија на скенерот од печатач MAXIFY од Canon.

Иако не се користи често во домашни канцеларии, филтрирањето на IP-адреси е функција што е достапна на многу печатачи PIXMA и MAXIFY од Canon. Ви овозможува да ограничите кои IP-адреси можат да пристапат до печатачот за да печатат или да променат поставки.

Најновата верзија на шифрирањето со протоколот Transport Layer Security (TLS) е побрза и обезбедува подобрена безбедност кога станува збор за поврзувањето меѓу печатач и рутер. Canon воведе поддршка за TLS 1.3 во MAXIFY GX4040 и GX3040 од Canon.

„Претходната верзија - TLS 1.2 - е сѐ уште безбеден и најчесто користен протокол за шифрирање низ мрежи“ - вели Zubair - „но го воведуваме TLS 1.3 кон нашите уреди за да гарантираме дека се во согласност со подоброто шифрирање со кое се опремени модерните уреди.

„За разлика од многу од практичните функции за безбедно печатење кои ги воведовме во нашите модели MAXIFY и PIXMA, некои корисници можеби нема да ги забележат функциите како што е шифрирањето TLS 1.3 за заштита на податоци и поддршка за WPA3, што нуди подобрено поврзување и мрежна заштита од безбедносни ризици како што се прислушкување и измама. Но, ги додаваме овие додатоци во заднината за да гарантираме побезбедно печатење“.

Во овие времиња, кога сме секогаш поврзани, важно е да се осигуриме дека чувствителните информации се заштитени. Безбедносните функции во печатачите од Canon може да гарантираат дека вашето печатење е колку што е можно побезбедно и дека информациите во вашите печатени документи се безбедни.



Напишано од Marcus Hawkins

Слични производи

Слични статии

  1. Google, Google Classroom и Google Drive се заштитни знаци на Google LLC и оваа веб-страница не е поддржана од или поврзана со Google на каков било начин.
  2. Dropbox е регистриран заштитен знак на Dropbox, Inc.
  3. Evernote е регистриран заштитен знак на корпорацијата Evernote.
  4. Microsoft OneDrive е регистриран заштитен знак на корпорацијата Microsoft во САД и други земји.